Come Creare Tabella con Access

l programma Access della Microsoft è il più diffuso tra i DBMS, DataBase Management System, cioè fra i programmi per la gestione delle basi di dati. In questa guida viene spiegato semplicemente come definire la struttura di una tabella, gli attributi dei campi, la chiave primaria e gli indici di ricerca.

Creare un nuovo Database. Dopo aver lanciato il programma Microsoft Access, sul lato destro dello schermo appare un menù che consente di aprire un database esistente oppure di crearne uno nuovo come file vuoto oppure a partire da modelli precaricati. Fai clic sull’opzione Database vuoto; apparirà la finestra di salvataggio con evidenziato il nome di default: rinomina il file come preferisci e salvalo sul disco rigido cliccando il tasto Crea.

Creare una nuova Tabella. Dopo avere lanciato Access, scegli l’opzione Apri Database esistente e fai clic su OK; usa il menù a discesa Cerca in per posizionarti nella cartella dove hai salvato il Database, selezionalo e clicca Apri. Appare questa finestra: Seleziona l’opzione Tabelle e fai clic su Nuovo. Apparirà una finestra di dialogo: seleziona Visualizzazione struttura e poi OK.

Inserire i contenuti della Tabella. Puoi spostarti da una casella all’atra con il tasto Invio oppure con il mouse. Nella colonna Nome campo inserisci i nomi dei campi (es. Cognome, Nome, Data di nascita ecc.); nella colonna Tipo di Dati apparirà la scritta Testo con a fianco una freccia: fai clic su di essa per vedere gli altri tipi di dati. Seleziona il tipo di dati che si adatta meglio al nome del campo: es per Nome e Cognome accetta la scelta di default, cioè Testo, mentre per la Data di Nascita scegli il tipo Data/Ora ecc.

Inserire la Chiave Primaria. In ogni tabella è utile inserire una campo chiave primaria, cioè un campo che non assume mai due valori uguali nella tabella e che quindi identifica ogni suo record in maniera univoca. La soluzione più semplice è usare un campo contenente i numeri progressivi che etichettano ciascun record, oppure, se si tratta di un elenco di persone, utilizza come chiave primaria il campo che contiene un Numero di Matricola o un Codice Fiscale. Per salvare la tabella che hai creato e darle un nome seleziona la voce Salva del menù File.

Definire gli attributi dei campi. In basso a sinistra nell’area di lavoro appaiono le schede Generale e Ricerca, che permettono di specificare gli attributi per i singoli campi, cioè caratteristiche generali dei dati che saranno inseriti in quel campo, come la dimensione massima o il formato, o vincoli sui dati stessi, come inserimento obbligatorio ecc. Una volta specificato l’attributo di un campo, Access lo applicherà automaticamente a tutti i record della tabella. Ad esempio se selezioni il campo Cognome, prevedendo che nessun cognome sarà lungo più di 30 caratteri, puoi selezionare l’attributo Dimensione Campo nella scheda Generale e digitare 30.

Definire gli Indici della tabella. Access lavora più velocemente se le tabelle sono dotate di Indici di Ricerca che etichettano i campi candidati a essere oggetto di frequenti operazioni di ricerca. La chiave primaria è per default un indice di questo tipo, ma puoi crearne altri usando la scheda Generale: per esempio se vuoi che il Cognome sia considerato un indice della tabella, fai clic sull’attributo Indicizzato e seleziona Sì (duplicati ammessi) dal menu a discesa.

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